Kuinka delegoida tehokkaasti?

Tehokas delegointi on yksi menestymisen avaimista. Töitä ulkoistamalla voi karsia aikaavieviä tehtäviä ja nopeuttaa projektien edistymistä. Delegointi toimii tehokkkaasti, kun sisäistät seuraavat ohjeet.

delegointi

Suunnittele delegointi hyvin

Suunnittele ulkoistettavat tehtävät huolellisesti. Arvioi, mitkä tehtävistä ovat tärkeitä ydinliiketoiminnalle. Ne sinun tulisi hoitaa itse. Harkitse kaikkien muiden tehtävien ulkoistamisen mahdollisuutta. Onko sähköpostin hallinnointi, presentaatioiden päivitys tai raporttien oikolukeminen juuri sitä, mihin sinun kannattaa käyttää aikaasi? Hämmästyt kuinka paljon ulkoistettavia tehtäviä voikaan olla.

Varmista viestin kulku perille

Minimoi väärinkäsitykset ulkoistettavien tehtävien osalta. Varmista, että tiedon kulku on selkeää ja annat hyvät ohjeet työntekijälle. Pelkkä puhelinkeskustelu tehtävästä ei välttämättä riitä. Väärinkäsitysten välttämiseksi lähetä työntekijälle myös tiivis tehtäväkuvaus sähköpostiin.

Määritä realistinen aikataulu tehtävälle

Muista mainita kaikissa tehtävissä myös ajalliset tavoitteet ja määritä ne realistisesti niin itsesi kuin työntekijän osalta. Jos et aseta ajallisia tavoitteita, on mahdollista, että työntekijä ei osaa varata tehtävään riittävää määrää aikaa ja lopputulos kärsii. Voi käydä myös niin, että yksinkertainen tehtävä tehdään aivan liian perusteellisesti. Vältä liian tiukkoja deadlineja. Liian kireä aikataulu heikentää usein työn lopputuloksen laatua.

Pidä itsesi ajan tasalla

Suorita tehtävän seuranta säännöllisin väliajoin. Haluat tietää missä mennään ja miten tehtävä etenee. Näin voit myös saada työntekijältäsi hyviä ideoita ja ottaa ne nopeammin käyttöön. Viikon mittaisessa tehtävänannossa puhelinsoitto parin päivän välein riittää. Kun olet yhteydessä säännöllisesti työntekijään, lisäät luottamusta ja delegointi onnistuu paremmin.

Osoita kiitollisuutesi ja anna rakentava palaute

Kun tehtävä on suoritettu, muista henkilökohtaisella kiitoksella ja palautteella. Sitä ei työmaailmassa anneta ikinä liikaa. Pyri positiivisuuteen niin hyvässä kuin pahassa. Jos tehtävä ei ole onnistunut toivotulla tavalla, mieti ensin olitko jättänyt jotain tärkeää mainitsematta tai oliko tehtävänanto epäselkeä. Jos kyse on puhtaasti työntekijän töpeksinnästä, käykää tehtävä läpi yhdessä ja selvittäkää mikä meni pieleen.

Mieti aina, kannattaako sitä tehdä itse

Totuttele siihen ajatukseen, että kaikkea ei tarvitse tehdä itse. Kun tunnistat enemmän ulkoistamisen mahdollisuuksia ja käytät niitä hyväksesi, tulet säästämään enemmän aikaa. Tulet käyttämään aikaasi tehokkaammin, kun opit luottamaan toisten ihmisten taitoihin. Luovu pelosta siirtää vastuuta. Kun opit delegoimaan… Vapaudut!