Mitä yrityksen kannattaa ulkoistaa?

Yrityksen ulkoistamisen suunnittelua kannattaa lähestyä systemaattisin keinoin. Jokaisessa elinkaaren vaiheessa yrityksen tulisi tehostaa toimintaansa ja etsiä uusia luovia ratkaisuja. Analyysi ulkoistamisen tarpeista kannattaa aloittaa yrityksen ydintoiminnan hahmottamisesta ja strategisten tavoitteiden päivittämisestä.

ulkoistaa

Pienille ja keskisuurille yrityksille ulkoistaminen on tehokas keino viedä toimintaa eteenpäin silloin kun oma osaaminen tai kapasiteetti venyy liikaa yrityksen ydintoiminnan ulkopuolelle. Ulkoistamisen suunnittelu on kuitenkin hyvä aloittaa analysoimalla perinteisesti yrityksen nykytilaa, vallitsevia ongelmia ja tavoitteita. Oman toiminnan vieminen suurennuslasin alle on tehokkain keino saada inspiraatioita ja tehdä onnistuneita muutoksia.

Nykytilan arviointi

Tunnista yrityksesi ydinliiketoiminta ja keskeisimmät funktiot, joissa yrityksellä on vahva osaaminen. Nämä ovat usein niitä, jotka tuottavat yritykselle kannattavuuteen ja kasvuun tarvittavat tulokset. Niihin panostaminen luo yrityksessäsi sitä parasta lisäarvoa, jota asiakkaillesi jaat. Jaottele yrityksesi funktio ryhmiin ja määrittele niiden merkitys ja arvo päivittäisessä toiminnassa. Pohdi, onko näissä funktioissa ulkoistettavia asioita ja miten niiden ulkoistaminen vaikuttaa ydinliiketoiminnan etenemiseen, henkilöstöön ja tuloksen tekoon. Tee laskelmia nykyisistä toimintojen kustannuksista ja etsi vaihtoehtoja. Arvioi myös asioita toiminnan laadun suhteen: miten laatu ja aikataulut muuttuvat? Onko funktioissa tällä hetkellä pullonkauloja?

Keskeisimmät ongelmat ja tiedon etsintä

Nykytilan arvioinnin jälkeen listaa keskeisimmät ongelmat ja ala etsimään tietoja ratkaisuista. Tarkastele miten toimialalla muut toimijat ovat tehneet ja ketkä ovat onnistuneet. Etsi dataa, tilastoja, kustannuslaskelmia, tietoa ja ammattilaisia. Kysy asiantuntijoiden mielipidettä, pyydä tarjouksia ja iske kiinni hyviin tilaisuuksiin. Neuvottele työntekijöiden ja vastuuihmisten kanssa ja kysy heidän mielipidettään muutoksista.

Älä unohda pitkän aikavälin strategiaa

Ulkoistamisen riskit kasvavat sitä mukaa, mitä enemmän ne vaikuttavat yrityksen liiketoiminnan nykyiseen strategiaan. Ennen isoja päätöksiä kannattaa pitää strategia-palaveri ja miettiä asioita pitkän aikavälin perspektiivistä. Ulkoistaminen voi olla taktinen, yksittäinen tehostava keino, mutta se voi olla myös koko liiketoiminnan rakennetta muuttava muutos. Keskustelkaa tiimissä, jos mahdollista. Asiantuntijan konsultaatio on aina myös paikallaan.

Arvioi ulkoistamisen vaihtoehtoja ja tee päätöksiä

Kilpailuta palveluita, pyydä tarjouksia, esitteitä ja tee laskelmia. Vältä liian suurta toimittajaverkostoa – liiallinen ulkoistaminen voi kääntyä myös itseään vastaan ja tulla hankalaksi hallinnoida. Pyri luotettaviin pitkäaikaisiin yhteistöihin, joissa on runsaasti synergiaetuja molemmille osapuolille.

Mitä toimintoja yrityksen kannattaa yleensä ulkoistaa?

Vastaus blogin keskeisimpään kysymykseen löytyy edellisten vaiheiden kautta. Oman yrityksen arviointi tarjoaa parhaimmat vastaukset. Kuitenkin yleisimpiä ulkoistamiseen liittyviä toimintoja ovat esimerkiksi:

  • Call center -palvelut
  • Markkinatutkimukset ja analyysit
  • Ohjelmistotuotanto
  • Sisällöntuotanto sosiaaliseen mediaan ja muihin mainonnan kanaviin
  • Kirjanpito ja laskutus
  • Asiakasliidien ja datan etsintä